Подписывайте и ищите документы за 2 минуты

Компания получает более 30 входящих документов в день. Раньше эти документы направлялись
в отделы с опозданием, неправильно или выходили из-под контроля. После внедрения системы BDM каждый входящий документ автоматически поступает в соответствующий отдел, контролируется и своевременно подписывается или отклоняется.

ВЫВОДЫ:

• Время направления фактур в отделы сократилось - с нескольких часов → до 1-2 минут
• Контроль, обстоятельства и ответственные лица четко определены для каждого документа.
• 100% документооборот оцифрован, использование бумаги резко сократилось.
• Процесс подписания осуществляется посредством электронной подписи - ошибки и задержки устранены
• С помощью контролируемых отказов немедленно выявляются некачественные или неверные документы.
Прибыль:
• Документы, относящиеся к каждой покупке и платежу, упорядочены, последовательны и готовы к аудиту
• Адаптированная интеграция и надежный документооборот между бухгалтерией, финансовыми и закупочными отделами

В компании было около 40 объектов, более 400 сотрудников и сложная система работы с тысячами документов. Работа шла медленно из-за утерянных документов, задержанных подтверждений и чрезмерных расходов. После внедрения BDM весь процесс был оцифрован - теперь каждый документ будет вестись с точностью, скоростью и упорядоченностью.

ВЫВОДЫ:

• Резко сократились расходы на архивы, курьерские, канцелярские и транспортные расходы
• Оцифровано 220 500+ документов
• Четкость отделов и сотрудников, ответственных за каждый документ
• Документы совсем не теряются
• Документы получили юридическую силу посредством электронной подписи
• Проекты и платежи не ждут документа - все вовремя
• Эффективность сотрудников: увеличилась на 15%

Во всех филиалах сети платежные документы велись по-разному, а финансовые процессы замедлялись из-за задержек и ручных проверок. С внедрением BDM был разработан специальный документ "Заявка на оплату." С помощью этого документа расходы, поступающие из филиалов, будут автоматически контролироваться. Раньше некоторые бумажные документы терялись или повреждались при перемещении между отделами. Подписание также затягивалось на несколько дней. С помощью BDM эти процессы оцифрованы и систематизированы - теперь документы не теряются и подписание происходит быстро.

Теперь каждый запрос на оплату:

✔️ будет введен по заранее утвержденной форме
✔️ документы автоматически направляются в необходимые отделы (финансовый контроль, главный бухгалтер, директор).
✔️ система также отправляет документы в свободной форме в соответствующий отдел в зависимости от направления.

ВЫВОДЫ:

• Задержки с каждым платежом сокращены на 90%
• Головный офис начал осуществлять финансовый контроль в режиме реального времени.
• Цепочка подтверждения стала строгой и автоматической - человеческая ошибка исчезла.